Een alles-in-één cliëntdossier helpt je om je zorgadministratie op orde te houden en te voldoen aan de wettelijke eisen. Met een elektronisch cliëntendossier beheer je je complete administratie op één plek. Dit biedt overzicht en scheelt je bovendien kostbare tijd. In dit artikel lees je meer over de voordelen van het gebruik van een ECD bij de zorgadministratie.
Wat is zorgadministratie?
In feite zegt het woord het al: het gaat om administratie in de zorg. Als zorgprofessional ben je immers verplicht om alle relevante cliëntgegevens, de zorg en de behandeling bij te houden. Denk aan de persoonsgegevens, maar ook documenten als rapportages of evaluaties van de behandeling. Het bijhouden en opslaan van al deze gegevens, dat is de zorgadministratie. Dit houd je vervolgens bij in een cliëntendossier.
Elektronisch Cliëntendossier (ECD)
De gegevens van een cliënt kun je zowel op de traditionele manier bijhouden, zoals in papieren dossiers, maar je kunt er ook voor kiezen om dit digitaal te doen. Het digitaal bijhouden van dit soort informatie kan met een elektronisch cliëntendossier, ook wel ECD genoemd. Een ECD biedt voordelen ten opzichte van een zorgdossier op papier. Zo kun je de gegevens op een telefoon of tablet inzien terwijl je bij de cliënt thuis bent. Ook is er vaak een cliëntportaal aanwezig, waardoor je betrokkenen snel en eenvoudig toegang kunt geven tot het dossier.
In een ECD vind je onder meer:
- Persoonsgegevens van de cliënt;
- Gegevens van contactpersonen, denk aan familieleden, (huis)arts en andere behandelaars;
- Persoonlijk begeleider;
- Documenten, zoals de zorgovereenkomst, het zorg-/behandelplan en evaluaties;
- Meetwaarden;
- Presentie;
- Registraties;
- Rapportages.
Zorgadministratie met een ECD
Als zorgverlener ben je logischerwijs zo min mogelijk tijd kwijt aan de zorgadministratie. Bij de meeste ECD software kun je dan ook zelf instellen welke cliëntgegevens en documenten niet mogen ontbreken in de administratie. Daarnaast helpen documentsjablonen om je snel en gemakkelijk belangrijke documenten op te laten stellen.
Het is belangrijk om de juiste mensen te betrekken bij de zorg die je levert en de gegevens die je vastlegt. Met een ECD kun je de documenten die je aanmaakt gemakkelijk delen met cliënten en cliëntvertegenwoordigers. Ook kun je aangegeven of documenten gewijzigd mogen worden, of ingevuld en ondertekend moeten worden.
Bewaren van de administratie
Als zorginstelling ben je verplicht om de zorgadministratie voor langere tijd te bewaren. Ook als een cliënt al uit de zorg is. In een ECD is het mogelijk om een cliënt de status ‘uit zorg’ meegeven. Het dossier blijft dan bewaard en is met de juiste toegang nog steeds in te zien wanneer nodig.
Wetgeving rondom zorgadministratie
Bij administratie komt veel wet- en regelgeving, waaronder:
- vastleggen wanneer je tegen de wil van een cliënt maatregelen hebt moeten nemen;
- cliënten inzicht geven in hun dossier;
- wanneer er een incident is geweest een melding opnemen.
Als instelling ben je zelf verantwoordelijk voor jouw zorgadministratie en dus ook of je voldoet aan de wet- en regelgeving. Het helpt als je de administratie bij kunt houden op een gebundelde plek, zoals een ECD.
