Wie echt een goed evenement wil organiseren, die weet wat er bij komt kijken. Die weet hoeveel tijd er in de voorbereiding gaat zitten en hoe vaak plannen doorgehaald worden om vervangen te worden door nog betere ideeën. Een evenement organiseer je niet zomaar even. We helpen je enigszins op weg bij het organiseren van een evenement. Belangrijkste tip is om vooral op tijd te starten.
Vraag je af wat de toegevoegde waarde van jouw evenement is
Voor je met de aanleiding van de locatie van je evenement bezig bent – vergeet de LED foam sticks niet!- moet er een heleboel werk verzet worden. In eerste instantie is dat vooral denkwerk, want een idee ontstaat in eerste instantie altijd in je hoofd. Heb je zelf voldoende ideeën en wil je die toetsen? Beleg dan een brainstormsessie met mensen waarvan jij denkt dat ze een leuke en originele visie hebben en mensen die ook kritiek durven te geven. Win bovendien advies in en kijk of er al soortgelijke evenementen in de buurt georganiseerd worden. Zo ja, wat biedt dat evenement dan precies? Vraag je af wat jij anders doet en wat dan de toegevoegde waarde van jouw evenement is.
Tijd om knopen door te hakken
Het is verder erg verstandig om tijdig met de voorbereidingen op je evenement te beginnen. Vaak heb je aanvankelijk heel erg veel ideeën. Het wordt gaandeweg echter tijd om knopen door te hakken om definitief te beslissen hoeveel mensen je op je evenement wilt en wat precies je doelgroep is. Zoek alvast vrijwilligers die je kunnen helpen in de wetenschap dat je niet alles alleen kunt doen. Juist omdat er veel te doen is, is het verstandig om altijd op tijd te beginnen.
Speel in op actuele ontwikkelingen
Je bepaalt vervolgens je zakelijke doeleinden en probeer daarbij altijd in te spelen op ontwikkelingen in de markt of binnen jouw organisatie. Vervolgens ga je het evenement in grote lijnen opzetten en uitschrijven. Je evenement begint dan echt vorm te krijgen. Je gaat je oriënteren over de artiesten, de setting en zaken als catering. Je gaat ook met promotie aan de slag en in dat kader kan bijvoorbeeld merchandise bedrukken een optie zijn.
Zorg voor persoonlijke uitnodigingen
Je verstuurt vervolgens uitnodigingen, maakt een teaser van je evenement en zorgt dat je evenement zo breed mogelijk onder de aandacht gebracht wordt. Goede promotie is erg belangrijk, vergeet daarbij de persoonlijke uitnodiging niet. Die verstuur je per post, iets dat erg gewaardeerd wordt tegenwoordig.
Lees ook: The Dutch Weed Burger winkel
