Voor welke vergaderruimte je kiest hangt onder meer af van hoeveel mensen er komen. Om onnodige kosten te voorkomen is het logisch dat je bij een kleine groep mensen een kleine ruimte huurt. Schrijf voordat je op zoek gaat naar zalen eerst de eisen op die je aan een zaal stelt. Zo voorkom je dat je meerdere zalen moet bezoeken die niet aan de verwachting voldoen. Trainingslocaties in Utrecht zijn erg geschikt als vergaderzaal, zij bieden ruimte aan diverse groepen.
Openbaar vervoer
Oke, je weet nu hoeveel mensen er gaan komen. Dan is het tweede punt: waar komen ze vandaan? Het is wel zo fijn als je een zaal kiest met een centrale ligging. Vraag jezelf ook af of er mensen met het openbaar vervoer komen. Zo ja, dan kun je het beste voor een locatie kiezen die niet aan een snelweg ligt.
Functie van de vergadering
Welk type mensen komen er? Als de topmensen van je bedrijf een vergadering gaan houden, dan regel je iets anders dan bij een teambuildingsactiviteit. Hierbij wil je je kunnen verplaatsen, terwijl bij de eerste een grote ronde tafel met comfortabele stoelen geschikter is. Een vergadering kan diverse functies hebben. Je kunt brainstormen over een nieuwe visie, de jaarlijkse voortgang analyseren, informatie delen of aan teambuilding doen. Het doel dient vooraf bepaald te worden, zodat je de ruimte hierop kunt afstemmen.
Punten om over na te denken zijn:
- Tafels en stoelen: Past de inrichting van de zaal bij wat je wilt gaan doen? ZIjn de meubels eventueel verplaatsbaar?
- Ambiance: Voor presentaties en om ongestoord na te kunnen denken is een rustige sfeer fijn. Een beetje lawaai van buiten is tijdens teambuilding niet zo erg.
- Presentatiemogelijkheden: Een brainstorm vereist een whiteboard of flip over, bij een presentatie heb je meer aan een beamer.
- De grootte van de zaal: Als je allemaal blijft zitten heb je minder ruimte nodig dan bij teamactiviteiten.
Praktische zaken:
- Sanitaire voorzieningen: Geen enkel gebouw is hetzelfde en sanitaire voorzieningen zijn belangrijk. Je wilt niet dat anderen steeds langs jouw zaal lopen om een sanitaire stop te kunnen maken, maar wel dicht genoeg bij de toiletten zitten. Vraag daarom altijd naar de plattegrond voordat je een locatie huurt.
- Stroompunten: Onderschat het belang van stroompunten niet. Zeker als je intensief gebruik maakt van laptops is het erg handig om deze in te kunnen pluggen. Je wilt voorkomen dat de vergadering onderbroken moet worden vanwege een lege laptop.
- Eetgelegenheid: Voorziet de locatie van jouw keuze in water, thee en koffie? Bij een langere vergadering is er misschien behoefte aan lunch en/of diner. Controleer vooraf of de gewenste locaties dit aanbieden.
- Wi-Fi: Welk modern bedrijf kan zonder internet? Vraag tijdens de rondleiding of je de internetverbinding mag testen en houd hierbij rekening met de capaciteit dat het moet aankunnen.
